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一个简单的系统，可以像顶级战略顾问一样记录会议记录

关于在工作中做笔记的实用且积极自我测试的建议

 拍摄者： studioroman

您是否在工作中难以以有效的方式做笔记？

记笔记对你和你的职业生涯都有影响。

在过去的 10 年里，我作为顾问、项目经理、发布培训工程师和创始人参加了数千次会议。

我的第一个笔记很糟糕。我会写下所有看起来重要的事情。当他们问我这样的事情时：

  •  进展如何？
  •  我们学到了什么？
  • 下一步是什么？

我很困惑。信息太多了。不可能把重点放在关键信息上。

我讨厌当我的同事看着我做报告而我无法有效地交付时的尴尬感觉。

因此，我开发了一个简单的系统，可以帮助我：

  • 提高会议效率
  • 保留所有相关信息
  • 理解和构建复杂的主题
  •  与影响力沟通

在这里，我将分享这些年来我的系统和技巧。

减轻生活压力的关键在于整理和外部存储你的想法，并组织你周围的事物，这意味着写下你的想法——丹尼尔·莱维廷

如何做笔记以获得最大效果

首先，我用笔和纸做笔记。原因如下：

  •  它不那么分散注意力
  • 它提高了信息保留率
  • 它允许更多的认知处理
  • 在面对面的会议中更加尊重
  • 混合绘图和文本更容易

让我们开始吧。这就是我的系统的样子。

我的笔记系统——作者创建的图像

它分为 4 个部分：

  1. 顶部：一般信息和目标
  2. 中间部分：注释和问题
  3.  底部：待办事项
  4. （可选）第 2 页：图纸

 顶部

在这里，我收集了所有相关的组织问题和目标。

我的笔记系统的顶部 - 作者创建的图像

  •  会议日期
  •  会议名称
  • 与会者姓名
  • 所有者：参与者列表中带下划线的姓名
  • 一张桌子的图纸，上面有参加面对面会议的人的姓名首字母。这有助于我跟踪新朋友并在以后回忆细节，从而更轻松地将名字与面孔联系起来。
  • 会议目标：会议所有者说这是关于什么的？例如，“我们想收集一些关于改善价值流的初步想法。
  • 我的目标：我想从这次会议中得到什么？例如，我需要了解引发这次会议的问题以及所有人的责任。这有助于我保持专注并提出正确的问题。
  • 人员信息：会议期间出现的有关参与者的有用信息。例如，Marc 曾经领导过 A. Lisa 团队，他是敏捷 KPI 方面的专家。下周是杰克的生日。这创造了以后连接到其他人的角度。

 中段

这是我收集会议要点的地方。方法如下：

  • 我使用项目符号而不是文本来保持井井有条
  • 我用下划线突出显示决策
  • 我使用缩写和符号来加快我的笔记速度。例如，“→”表示“导致”，或“A”表示“操作”。
  • 我不转录，但我总结：我写下要点和结论，而不是试图捕捉所说的一切。
  • 我使用第二个空白页来绘制图纸和思维导图。

我的笔记系统的中间部分——作者创建的图像

例如，假设我旨在了解触发这次会议的问题。因此，我会特别注意任何可能将我引向那个方向的东西。

  • MZ说：“我们一直有质量问题。
  • JD说：“我们的交货时间为20天，是行业标准的两倍。

我问探究性问题，确实会更深入。例如：您如何注意到质量问题？或者，如何准确计算交货时间？

我看着我写的每个要点，立即问自己：我还需要知道什么才能完全理解这一点？

我还为未解决的问题保留了一点空间。

 底部

在每次会议上，我都会推动取得具体成果。这些总是伴随着待办事项。除了一般笔记之外，我还收集了这些。我这样做有两个原因：

  1. 如果待办事项是分开的，那么以后乍一看会容易得多，而不必搜索其他音符的厚度。
  2. 看到待办事项部分提醒我推动具体的后续步骤。这是一个巨大的效率提升。

我的笔记系统的底部 - 作者创建的图像

我将待办事项分为 3 个集群：

  •  我的团队的待办事项
  •  我的待办事项
  •  客户的待办事项

如果可能的话，我也会尝试获得截止日期和依赖关系。例如，我的待办事项 1 可能是客户待办事项的先决条件。我用一个小箭头来显示这个。

 第 2 页

我几乎总是在会议中遇到流程、组织结构或其他概念。这些通过绘图更容易理解。

因此，我总是保留一个空的“第 2 页”来在会议中创建此类绘图。这些有几个好处：

  • 它创造了更好的理解。
  • 如果您从个人笔记到白板，这是一个很好的沟通工具。
  • 您可以在稍后需要进一步询问的地方放置问号和待定号。

我的笔记系统第 2 页——作者创建的图像

如果我在第 2 页上的空间用完了，我也会使用第 1 页。

如何保持所有笔记的概览

你注意到角落里的小数字 12 和 13 了吗？我用这些来组织我所有的笔记，就像一本带有目录的书一样。

我的笔记系统的目录 — 作者创建的图像

在此表中，我收集：

  1.  日期
  2. 会议的标题
  3. 我笔记中的参考页
  4.  任何紧急事项

避免记笔记时最常见的四个错误

  1. 不要试图让你的笔记看起来很花哨。人们说话很快，你不能在一边听一边一边写得那么快。你也不能要求其他人放慢速度。

  2. 不要仅仅因为会议专注于不同的工作流程而停止做笔记。对话可能会发生意想不到的转折。我参加过的会议从一个看似不相关的主题开始，然后与我的工作流合并。最后，他们让我处理一个话题。我不得不说：“对不起，我没有做笔记。我们能再看一遍吗？这并不酷。

  3. 请勿在面对面会议中使用笔记本电脑。当您坐在客户或同事面前时，笔记本电脑是一个障碍。想象一下，一位教练在他的笔记本电脑上输入他的客户所说的一切。客户不太可能谈论所有事情，而且会感觉太正式了。此外，使用笔和纸，您可以快速绘图。

    如果您精通笔，带笔的平板电脑可能是一种选择。

  4. 别忘了在笔记之间留出一些空间。会议有奇怪的动态。你可能认为你关闭了一个点，一分钟后又回到了它。当您以后必须在没有空间的情况下添加一些东西时，这很烦人。作为补救措施，我首先省略了每个项目符号点，以保留其他注释的空间。

只填充每两个项目符号点，以便为以后添加留出空间 - 作者创建的图像

 关键要点

做笔记是最容易被忽视的技能之一。它不仅是最好的生产力技巧之一，而且还可以训练您的思维，将结构带入会议并保留信息。

你必须自己做精简的笔记。你从制作它们中学习。在决定包含和排除哪些内容时，需要考虑很多因素。— 彼得·罗杰斯

当有人提供结构时，混乱和低效的会议会变得更好。成为那个人。您的笔记系统将为您提供帮助。

 方法如下：

  1.  准备空白页
  2. 想想你想从会议中得到什么
  3. 用组织信息和目标填充顶部
  4. 使用中间部分进行注释和问题
  5. 在底部以结构化的方式收集待办事项
  6. 有第二页用于绘图
  7. 为目录中的每个会议备注添加一个新行
  8. 避免错误，例如过于花哨、遗漏重要事物或过度依赖笔记本电脑

您可以复制和调整我的系统以有效地做笔记。

它会让你比 99% 的人更有条理。

这没什么好看的。但一切都很有意义。

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